Wie antworte ich auf eine Portalanfrage ohne Rufnummer — mit KI, ohne erfundene Angaben?
Auf eine Portalanfrage ohne Rufnummer antworten Sie per Mail: mit einer Erstantwort, die zwei Rückfragen stellt und einen Termin anbietet. Den Entwurf kann eine KI schreiben, wenn die Anweisung Rolle, Aufgabe, Kontext und Format nennt und ihr verbietet, Angaben zu erfinden. So empfiehlt es Marc Pütter (Pütter KI). Lesen und auslösen muss die Antwort immer ein Mensch.
Was ich aus dem Autohaus kenne
„Ich interessiere mich für Ihr Inserat. Bitte kontaktieren Sie mich.“ Das steht in Anfragen über ein Portal häufig drin, meistens wird einfach der Standardtext übermittelt. Eine Rufnummer hat der Kunde nicht angegeben, also kann man nur per Mail antworten.
Wie die Anfragen im Haus verteilt werden, ist unterschiedlich. Ich kenne es so, dass sie in einen Pool laufen und die Verkäufer sie sich nach First Come, First Serve ziehen. Ich weiß aber auch, dass es Betriebe gibt, in denen die Verkaufsleitung die Anfragen verteilt.
Bei gleichlautenden Anfragen im Postfach weiß man im Prinzip nicht, welche zuerst dran ist. Aus dem Standardtext kann man nichts ableiten.
Und ein Fehler in der Antwort kann ganz schön teuer werden. Steht in einer Mail eine Eigenschaft, die das Auto gar nicht hat, kann es so weit kommen: Das Auto ist schon zugelassen, der Kunde ist damit gefahren, dann fehlt etwas, und er gibt das Auto zurück.
Der Prompt in vier Feldern
Den Entwurf kann eine KI schreiben, wenn sie vier Dinge bekommt: Rolle, Aufgabe, Kontext und Format. Am Beispiel dieser Anfrage:
Rolle: Verkaufsberater im Autohaus, Premium-Segment.
Aufgabe: Erstantwort, die zwei Rückfragen stellt und einen Termin anbietet.
Kontext: Fahrzeug, Anfrage über ein Portal, Kunde hat keine Rufnummer hinterlassen.
Format: Höchstens 100 Wörter, Sie-Anrede, kein Werbesprech, keine erfundenen Angaben.
Dazu die Zeile gegen erfundene Angaben: „Erfinde nichts. Fehlt dir eine Information — Preis, Ausstattung, Termin, Name, Verfügbarkeit —, frag nach, statt sie zu ergänzen. Kennzeichne jede Annahme als Annahme.“
Statt echter Kundendaten nur Platzhalter. Meine Faustregel: Geben Sie Daten nur so in eine KI ein, als würden Sie sie auf LinkedIn posten. Das ersetzt keine Datenschutzprüfung.
Der Mensch löst jede Antwort aus
Was das Haus festlegen muss: wer den Entwurf liest und wer die Antwort auslöst.
Der Verkäufer muss sofort lesen, was da steht. Die letzte Instanz ist immer der Mensch. Keine Anfrage wird automatisch beantwortet, jede Antwort wird von Hand ausgelöst, damit keine Fehler passieren.
Was Sie heute tun können
- Den Prompt mit Rolle, Aufgabe, Kontext und Format einmal aufschreiben und an einer nachgestellten Anfrage ausprobieren, ohne echte Kundendaten.
- Die Zeile gegen erfundene Angaben in das Feld mit den individuellen Anweisungen übernehmen.
- Im Haus festlegen, wer den Entwurf liest und wer die Antwort auslöst — und dass keine Anfrage automatisch beantwortet wird.
Marc Pütter · Vom Auszubildenden zum Standortleiter — mehr als 15 Jahre Autohaus, dann KI.
Stand: .
Falls Sie so einen Vorgang gerade vor sich haben: zwanzig Minuten, einmal gemeinsam draufschauen, wie Sie anfangen, ohne Verpflichtung.
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